Anwendung

Direkt aus M-BOX heraus kann ein Export ja per E-Mail verschickt werden. Das ist praktisch, spart Zeit und macht auf die Empfänger einen guten Eindruck. Aber ... immer wieder taucht die Frage auf, was tun die Empfänger mit der Mail, wie können sie die Daten anschauen?

Manche Anwender/innen wünschen sich, dass einfach die zwei, drei Bilder aus M-BOX direkt in die Mail eingefügt werden und fertig. So einfach geht das aber leider (derzeit noch) nicht. Der Grund dafür ist in erster Linie, dass der Versand mehrerer Bilder ohne zusätzliche Info über den Inhalt nicht aussagekräftig genug ist. Deshalb gibt es den Export und den Versand per E-Mail mit Hilfe eines vorgegebenen Ausgabeformats.

Bei diesem zwar schönen und professionell wirkenden Versand gibt es aber immer wieder ein kleines Problem: die Empfänger/innen - manchmal sogar schon die Absender/innen - wissen nicht, wie sie mit dem erhaltenen Material umgehen sollen.

Eine kurze Anleitung, was man beim Erhalt einer E-Mail aus M-BOX tun soll, haben wir jetzt in die Häufig gestellten Fragen (FAQ) aufgenommen.

Die M-BOX-Volltextsuche liefert manchmal unerwartete, unerwünschte Ergebnisse. Was tun, wenn das passiert?

Unglaublich, wofür M-BOX alles verwendet werden kann...
Einer unserer Kunden, der Tiergarten Schönbrunn, verwendet M-BOX zur Herstellung von Mitarbeiterausweisen. Für jede/n Mitarbeiter/in wird eine Karteikarte angelegt, die zentralen Daten eingetragen und ein hübsches Foto dazugehängt. Mit Hilfe der M-BOX-Schnittstelle zu MS-Word werden die Daten in eine Vorlage eingespielt, der Ausdruck erfolgt ähnlich wie bei Etiketten auf Spezialpapier, aus dem sich dann die bereits vorgestanzten Ausweise herauslösen lassen.

Was hat das jetzt mit Volltextsuche zu tun?

Die Karteikarte enthält u. a. ein Feld namens Druckstatus. Dort wird eingetragen, ob der Ausweis für diese/n Mitarbeiter/in bereits ausgedruckt wurde oder nicht. So lassen sich leicht die Karten filtern, für die noch ein Ausweis zu erstellen ist. Theoretisch jedenfalls. In der Praxis macht uns die Volltextsuche einen Strich durch die Rechnung. In dem besagten Feld wird entweder eingetragen 'gedruckt' oder 'nicht gedruckt'. Sucht man jetzt nach 'nicht gedruckt', liefert M-BOX die Meldung, dass Füllwörter ignoriert wurden, konkret das Wort 'nicht'. Das Suchergebnis enthält dann alle Karteikarten, sowohl die gedruckten als auch nicht gedruckten - das nicht unwesentliche Wort 'nicht' wurde ja ignoriert.

Warum passiert das?

M-BOX verwendet für die Volltextsuche die Funktionen des Microsoft SQL Servers. Damit dieser die Größe des Index der einzelnen Wörter klein hält und damit unbedeutende Wörter wie 'der, die, das' nicht das Suchergebnis unnötig ausweiten, führt der Microsoft SQL Server eine Liste mit so genannten Füllwörtern. Irgendein kluger Mensch bei Microsoft hat sich diese Liste ausgedacht und darin Wörter wie für, gack, gebraucht, papperlapapp usw. aufgenommen. Und das Wort 'nicht' ebenfalls. Alle diese Wörter werden beim Aufbau des Index und in Folge dann beim Suchen und Finden ganz einfach ignoriert.

Das Gemeine dabei: der Microsoft SQL-Server ignoriert diese Wörter und verliert kein Wort darüber. Der von Ihnen gesuchte Text wird nicht gefunden, aber sie erfahren nicht einmal, dass Ihre Suche nicht ganz ernst genommen wurde. Wir von M-BOX sind deshalb hergegangen und haben uns die Mühe gemacht, diese Liste in M-BOX zu kopieren. Bei jeder Suche klopfen wir jetzt vorher Ihren gewünschten Text auf solche Wörter ab. Wir geben die Suche dann zwar an den Microsoft SQL Server weiter, informieren Sie aber zumindest, dass das eine oder andere Wort nicht berücksichtigt wird.

Bei mir passiert das aber nicht. Was stimmt da nicht?

Wenn bei Ihnen das geschilderte Szenario nicht auftritt, dann heißt das weder, dass wir gelogen haben, noch dass Ihr System einen Fehler hat. Verschiedene Versionen des Microsoft SQL Servers haben verschiedene Listen von Füllwörtern und bei der Gratisversion gibt es gar keine Füllwörter. Außerdem versuchen wir bei neueren Installationen, den Microsoft SQL Server dazu zu überreden, eine so genannte neutrale Liste zu verwenden, die nur noch wenige Wörter enthält und diese in englischer Sprache.

Was tun, wenn Sie nach einem solchen Wort aber suchen wollen?

Jetzt kommen wir endlich zur Sache. Es gibt zwei Möglichkeiten, den gewünschten Text trotzdem zu finden.

Variante 1 - statt Volltextsuche Suche nach 'ist gleich'
Bei der Suche mit Profil wählen Sie im Kriterienbaukasten die Vergleichsform gleich oder nicht gleich. Bei diesen Vergleichsformen spielen Füllwörter nie eine Rolle. Zu beachten ist jedoch, dass der gesamte Feldinhalt mit dem gesuchten Text verglichen wird, nicht nur ein Textteil irgendwo im Feld.

Variante 2 - Volltextsuche gezielt einsetzen
Im Dialog 'Suchprofil' erscheint bei der Vergleichsform Volltext ein Button 'Optionen ...'. Damit erhalten Sie die Möglichkeit, gezielt für dieses eine Kriterium die Suche ohne MS-SQL-Volltextsuche durchzuführen. Auf diese Weise verwenden Sie zwar Volltextsuche, schalten aber das Problem mit den Füllwörtern aus.

Mehr Infos

Noch mehr Informationen und vor allem Beispiele, wie die Volltextsuche 'wirkt', finden Sie in der M-BOX Online Hilfe im Kapitel Suche im Archiv / Suche mit Profil bei den Themen Volltextsuche mit MS-SQL-Server, Volltextsuche ohne MS-SQL-Server und Tipps und Tricks für die Suche.

Neue Idee für die Nutzung der PIN-Code-geschützten Freigabe

Am Nachmittag des heutigen Vorarlberger Museumstages wurde uns Teilnehmer/innen eine Besichtigung des Angelika Kauffmann Museums in Schwarzenberg im Bregenzerwald mit fachkundiger Führung geboten. Das Museum inventarisiert wie viele andere Vorarlberger Museen seine Bestände mit M-BOX. Das umfangreiche Archiv ist derzeit via Internet nicht öffentlich einsehbar.

Der Besuch im Museum, der Gang durch die Räume und die Präsentation der so zahlreichen Objekte hat folgende Idee angeregt:

Um interessierten Besucher/innen der Museumshomepage gezielte Einblicke in die Bestände zu ermöglichen, wäre denkbar, zu einem bestimmten Thema, z. B. den Bregenzerwälder Trachten, eine kleine Menge von Objekten in einer virtuellen Mappe zusammenzustellen. Aus den M-BOX Karteikarten werden lediglich die zentralen Informationen verwendet, beispielsweise der Werktitel, eine Datierung und eine Beschreibung. Diese Mappe wird via PIN-Code freigeschaltet.

Auf der Homepage des Museums wird dann eine eigens verfasste kurze Einleitung zu dem Thema platziert, direkt gefolgt vom Link zu dieser virtuellen Mappe. Mit Hilfe der PIN-Code-geschützten Freigabe ist das alles realisierbar.

Weiters wäre denkbar, diese virtuelle Mappe direkt in M-BOX auszudrucken und so eine PDF Datei zu erzeugen. Auch diese fertige PDF-Datei könnte zum Download angeboten werden.

Der Vorteil: das Museum kann in kleinen Häppchen gezielt auf einzelne Teile seines Bestands aufmerksam machen und kann einem interessierten Publikum einen Anreiz geben, direkt im Museum mehr zu erfahren und die Objekte live zu erleben. Durch die kleinen Portionen wird nicht zu viel verraten, die Internet-Besucher/innen werden in leicht verarbeitbaren Mengen mit neuen Informationen und interessantem Wissen bedient. Außerdem könnten immer wieder neue solche virtuellen Ausstellungen angeboten werden. Auch wenn es möglich wäre, alle diese im Lauf der Zeit zusammenkommenden Mappen auf der Museumshomepage anzubieten, würde ich es attraktiver finden, wenn maximal drei solcher Angebote 'on air' sind. Sonst wird das wieder zu viel.

Diese Idee ist mit M-BOX direkt umsetzbar.