Dokumentation

Jedes Objekt, jede Eintragung in einem Archiv, einer Sammlung erhält eine so genannte Archivnummer, oft auch als Inventarnummer bezeichnet. Wie soll diese Nummer aufgebaut sein - soll es eine einfache fortlaufende Nummer sein oder soll sie einem bestimmten ausgeklügelten System folgen?

Im Lauf der Jahrhunderte, seit denen es Archivierung und Katalogisierung gibt, hat sich die Bedeutung und Handhabung von Archivnummern kräftig gewandelt. Früher wie heute ist sie jedoch dazu da, um ein einzelnes Objekt eindeutig zu kennzeichnen. Jedes Objekt in einem Archiv, jede Eintragung erhält eine innerhalb des jeweiligen Archivs einmalige Kennzeichnung - die Archivnummer. Dabei handelt es sich aber häufig nicht um eine einfache Nummer wie 1234, meistens wird eine mehrteilige Kennzeichnung gewählt, die auch Buchstaben und Trennzeichen enthält, z.B. AB/1234-c.

Heutzutage werden nach Möglichkeit einfach strukturierte Nummern verwendet. Früher jedoch grenzte die Systematik von Archivnummern an Wissenschaft, derart komplex waren die Strukturen. Immer aber war und ist ein wesentlicher Zweck der, das jeweilige Objekt eindeutig zu kennzeichnen. Die am Objekt angebrachte Archivnummer (das Anbringen ohne Beschädigung des Objekts ist ein eigenes Thema) erlaubt die Identifikation des Objekts. Anhand der Archivnummer wird im Objektverzeichnis das Objekt aufgefunden, im Verzeichnis stehen dann die ausführlichen Informationen zum Objekt.

Früher war es üblich und auch wichtig, in der Archivnummer Informationen über das Objekt selbst mit zu verpacken. Häufig wurde der genaue Standort in codierter Form angegeben. Z.B. kann die Angabe F/12/4/35 bedeuten, das Objekt befindet sich in Raum F, Schrank 12, Lade 4, Ordner 35. In Bibliotheken war (und ist) es üblich, gleichzeitig Standort und inhaltliche Angaben mit zu verpacken. Beispiel: Rom/Doy/004 könnte bedeuten, dass das Buch in der Abteilung Romane (Rom) zu finden ist und dort als viertes unter Doy für Arthur Conan Doyle (Doy) eingeordnet ist.

Ebenso wurde häufig die Herkunft des Objekts mit in die Archivnummer integriert, wiederum in Verbindung mit anderen Merkmalen. So könnte die Nummer HH/Fot/23/44 bedeuten, dass das Objekt aus dem Nachlass des Hans Huber stammt, ein Foto ist und im Karton 23 steckt - die 44 ist dann einfach eine Zahl, damit die Nummer eindeutig, einmalig ist.

Zahlreiche weitere Strukturen gab und gibt es. Ich habe Archive gesehen, in denen im Lauf der letzten 100 Jahre die Struktur 4- 5-mal verändert wurde - jedes Mal, wenn ein neuer Archivar die Leitung übernommen hat.

Wie soll die Archivnummer heute strukturiert sein?

So einfach wie möglich. Am besten ist, eine einfache fortlaufende Nummer zu verwenden.

In Zeiten der EDV und der Archivdatenbanken ist es weder notwendig noch sinnvoll, in der Archivnummer Informationen über Standort, Inhalt oder sonstiges zu verpacken. Diese Angaben finden in eigenen Feldern Platz. Die Archivnummer hat ausschließlich den Zweck, das Objekt eindeutig zu kennzeichnen. Die einmal vergebene Nummer bleibt auf ewig die Nummer dieses Objektes und wird nie mehr verändert. Schließlich wird sie ja auch direkt am Objekt angebracht. Und wenn man beispielsweise den Standort mit in die Archivnummer integriert, dann müsste man dem Objekt eine neue Nummer geben, wenn es in einen anderen Raum übersiedelt.

Das Gleiche gilt für die Angabe der Herkunft, der Provenienz. Auch diese wird in einem eigenen Feld angegeben und sollte nicht Teil der Archivnummer sein.

Die Archivnummer ist heutzutage ausschließlich dazu da, um das Objekt aufgrund dieser Nummer im Verzeichnis zu finden, weil diese Nummer das Objekt eindeutig macht. Bei 5 gleichen Kannen hat jede ihre eigene Nummer. Dadurch wird jede im Verzeichnis identifiziert, dort kann dann angegeben werden, woher jede einzelne Kanne stammt.

Wann kann eine Strukturierung sinnvoll sein?

Wenn mehrere Archive im gleichen Katalog (Datenbank) verwaltet werden, wenn ein Datenaustausch zwischen Archiven stattfindet oder wenn mehrere Kataloge in einen gemeinsamen Katalog zusammengeführt werden, dann ist es nicht nur sinnvol, sondern sogar notwendig, für das jeweilige Archiv ein Kürzel in die Archivnummer mit aufzunehmen. Sonst passiert es, dass in zwei beteiligten Archiven die gleiche Nummer in Verwendung ist. Beim Zusammenspielen ist dann keine Eindeutigkeit mehr möglich. In diesem Fall also ist eine Struktur in der Art PR/1234 (PR stünde z.B. für Pressearchiv) angebracht.

Mir sind keine anderen Anwendungen bekannt, bei denen eine Strukturierung notwendig ist. Es gibt zwar zahlreiche Fälle, wo es durchaus argumentierbar ist, die Archivnummer zu unterteilen, notwendig sollte es jedoch nicht sein.

In der konkreten Arbeit mit M-BOX in vielen verschiedenen Archiven war am öftesten die Katalogisierung mehrteiliger Objekte der Grund für eine mehrteilige Archivnummer. Dafür werden hinter der eigentlichen Nummer noch eine zweite Nummer oder ein paar Buchstaben angehängt. Beispiel: 1234/1 oder 1234/a. Technisch notwendig ist die Strukturierung in diesem Fall zwar nicht, sie kommt aber der Arbeitsweise der Menschen entgegen. Und schließlich ist ja der Mensch das Maß der Dinge.

Der Leiter des Unternehmensarchivs der Fa. Roche in Basel, Hr. Alexander Lukas Bieri, beschreibt in einem Artikel die Entstehungsgeschichte des Historischen Unternehmensarchivs, wie aus einem Kurzzeitprojekt ein dauerhaft als sinnvoll anerkanntes Archiv wurde. Der Artikel erschien in Heft 2/2008 der Zeitschrift Archiv und Wirtschaft. Auf der Website ist auch ein Link zum Artikel als PDF-Datei.

Herr Bieri beschreibt in dem Artikel die anfängliche Skepsis, die Fragen nach dem Sinn, ein historisches Archiv zu führen. Im Lauf der Zeit wird erkannt, dass besonders die Notwendigkeit, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu unterscheiden, die Beantwortung der Frage, was wird aufbewahrt und warum, die Arbeit der Archivare im Unternehmen als wertvoll und sogar sinnstiftend bewerten läßt. Es geht beim Archivieren nicht (nur) darum, die Objekte, Dokumente und Informationen aufzubewahren und abrufbar zu halten. Es geht vielmehr darum, sie zu beurteilen.