Entwicklung

In Kürze wird es möglich sein, echte MS-Office 2007 / 2010 Dokumente direkt in M-BOX zu verwalten

Derzeit können docx und andere Dokumente der MS-Office 2007/2010 Familie in M-BOX nur dann verwaltet werden, wenn sie zuerst in Dokumente der 2003er Kategorie umgewandelt werden. In Kürze werden solche Dokumente aber direkt verwaltbar sein.

Wider Erwarten macht die programmtechnische Unterstützung dafür einige Schwierigkeiten. Die 'Ribbons' z.B. sträuben sich dagegen, von M-BOX kontrolliert zu werden. Trotzdem wird es noch vor Weihnachten ein Service-Release geben, in dem das alles gehen wird.

Frage an Sie: wollen Sie MS-Office Dokumente innerhalb M-BOX bearbeiten können?

Vereinzelt wurde ich gefragt, warum man denn MS-Office Dokumente nicht direkt in M-BOX bearbeiten kann. Sei es, um lediglich ein paar Schreibfehler auszubessern oder auch um den Inhalt wirklich zu verändern. Die Antwort darauf war und ist in erster Linie eine historische Begründung. Die ersten Kunden, mit denen diese Funktionalität entwickelt wurde, wollten ausdrücklich eine reine Archivierung der Dokumente ohne Änderungsmöglichkeit.

Inzwischen ist viel Wasser den Inn hinuntergeflossen und zahlreiche neue Kunden haben die Dokumentenverwaltung im Einsatz. Deshalb denken wir neu über diese Möglichkeit nach und fragen Sie:

Wollen Sie MS-Office-Dokumente direkt in M-BOX bearbeiten können?

Ablaufen würde das so, dass Sie im Medienfenster in M-BOX das Dokument (wie bisher auch) zur Ansicht bekommen. Allerdings ist die Bearbeitung nicht mehr gesperrt und da es sich de facto bei der Anzeige um das originale MS-Office-Programm (Word oder was immer) handelt, können Sie alle Funktionen davon nutzen. Wenn Sie abspeichern, wird das Dokument innerhalb M-BOX abgespeichert. Natürlich müsste man ein eigenes Benutzerrecht schaffen, das die Bearbeitung von Dokumenten erlaubt oder verbietet.

Ihre Antworten, Meinungen und Fragen dazu schreiben Sie uns am besten als Kommentar zu diesem Artikel (siehe Link rechts oben), dann können auch alle Anderen mitlesen.

Die neue M-BOX Version wartet mit einer kurzen aber exquisiten Liste an Neuerungen auf.

Eigentlich wollten wir diese neue Version noch vor dem Sommer, Ende Juni, veröffentlichen. Die zentrale Neuerung, um die sich alles drehen sollte, war und ist die neue Massenbearbeitung. Als Kern davon wiederum war vorgesehen - und ist es auch geworden -, die zuletzt vorgenommene Änderung im Paket zu ermitteln (d.h. Änderungen aller Felder eines Objekts), damit dieses Paket dann bei einem anderen Objekt schwuppdiwupp wiederholt werden kann.

Wenn das Paket an Änderungen sowieso schon bekannt ist, dann könnte man es ja auch gleich abspeichern und damit die gemachten Änderungen dokumentieren. Gesagt, getan. Es gibt jetzt auch ein detailliertes Änderungsprotokoll. Der Rechnungshof z.B. fordert eine solche Nachvollziehbarkeit aller Manipulationen und Löschungen.

Diese Funktionen haben schließlich einen mittleren Umbau der internen Abläufe nach sich gezogen. Gleichzeitig war notwendig, neue Strukturen aufzubauen, die diese detaillierten Infos sauber aufnehmen können. Alles in allem war das Ganze dann beträchtlich aufwändiger als zuerst vorgesehen. Jetzt aber steht ein solider Block an erhöhter Sicherheit und Arbeitsvereinfachung da.

Obendrauf gesetzt haben wir dann noch die Funktion zum Drag & Drop. Medien (Bilder, Dokumente, Videos, etc.) können mit der Maus aus M-BOX direkt in den Windows-Explorer, in eine E-Mail, in ein Word-Dokument oder wohin auch immer gezogen werden. Das reine Hinüberziehen und Datei-Erzeugen war technisch relativ einfach zu bewerkstelligen. Die Nebengeräusche aber - die Frage, in welcher Qualität sollen die Meiden denn transferiert werden, wie sollen die Dateien benannt werden usw. - die haben wie so oft mehr Zeit gebraucht als die eigentliche Kernfunktion.

Das Paket ist deshalb erst jetzt im kalten Herbst fertig geworden. Aber lieber ein paar Monate später und dafür gründlich und stabil. Wir, das ganze M-BOX Team freuen uns und sind stolz auf diesen großen Fortschritt.

Wir setzen noch eins drauf: wir haben uns kurzfristig entschlossen, noch eine zusätzliche Funktion in M-BOX einzubauen: Drag & Drop von Medien aus M-BOX hinaus in die grosse weite Welt.

Was heißt das? Sie klicken und ziehen einzelne oder gleich mehrere Medien mit der Maus z.B. vom M-BOX Leuchtpult hinaus in den Windows-Eplorer oder hinaus in eine E-Mail oder in irgendein anderes Programm, das bereit ist, die Daten anzunehmen.

Das ist so praktisch, dass ich befürchte, dass dadurch die ganze schöne Exportfunktionalität links liegen gelassen werden wird. On verra, sagen die Franzosen.

Die Tücken im Detail

Eine so einfache Sache wie das Hinausziehen von Medien in den Windows-Explorer kann aber ganz schön tricky sein. Welche Bildqualität darf's denn sein? Original oder die Bildschirmvariante? Miniatur oder doch größer, dafür mit Wasserzeichen? JPEG oder TIFF?

Der erste Vorschlag zur Problemlösung klingt logisch und einfach: nach dem Ziehen, wenn die Maus augelassen wird (beim 'drop'), fragt man einfach die liebe Anwenderin, wie sie's denn gern hätte. Ganz abgesehen davon, dass die ständige Fragerei lästig sein könnte, es geht schlicht und einfach nicht. Denn der Windows-Eplorer will von Anfang an wissen, was da daherkommt. Er will die Dateinamen und nach Möglichkeit auch die Dateigrößen haben - und das noch bevor Sie die Maus auslassen. Bei den anderen Programmen (E-Mail usw.) ist es genauso. Also mussten wir uns eine Vorgangsweise überlegen, wie das für die Anwender möglichst einfach und doch flexibel ablaufen kann.

Der nächste Stolperstein war die Benennung der exportierten Dateien. In M-BOX gibt es ja keine Dateien mehr, wenn die Medien exportiert werden, bekommen sie frische Namen. Die bisherige Wahlmöglichkeit beim Export stößt beim Drag & Drop nach außen aber an Grenzen. Oft wird es passieren, dass ein einzelnes Bild hinausgezogen wird, dann noch eins und noch eins und so weiter. Alles einzelne Aktionen, in denen die Anwenderin die gewünschten Medien nacheinander z. B. in eine Mail hineinschiebt. Wenn dann ein einfaches Durchnummerieren der exportierten Dateien als Methode zur Benennung gewählt wird, dann würde jedesmal das Bild 001.jpg erzeugt werden. Bei anderen Methoden entsteht das gleiche Problem - zwar nicht so häufig, aber doch. Auch hier waren wir kreativ und haben eine intelligente Lösung gefunden.

Verzögerung beim Releasedatum

Durch die Hereinnahme dieser zusätzlichen Funktion sind wir in unserem Releaseplan ein bisschen ins Hintertreffen gekommen. Der angekündigte Termin verzögert sich um ca. eine Woche. Ich bin aber sicher, dass sich diese Verschiebung lohnt. Es wird ein tolles neues feature, dieses Drag & Drop!

M-BOX merkt sich - siehe Blog-Eintrag - was Sie beim letzten Speichern einer Karteikarte alles geändert haben. Und zwar nicht nur für ein einzelnes Feld, sondern alle Änderungen an der Karteikarte im Paket. Dieses Paket können Sie automatisch bei einer oder mehreren Karten wiederholen - siehe Blog-Eintrag.

So weit, so gut. Was aber, wenn Sie bei einer (oder mehreren) Karteikarte die Änderungen der vorletzten Karte wiederholen möchten. Oder das Paket an Änderungen von vor einer Viertelstunde?

Ganz einfach - sie bewahren sich die letzten Änderungen eigens auf, legen das Paket sozusagen auf die Seite. Technisch gesprochen erstellen Sie aus den gemerkten Änderungen ein eigenes Makro. Dann steht noch ein zweites Feld daneben, gekennzeichnet mit einer 1 statt mit einer 0. Mit einem Klick auf die 1 kriegen Sie einen Dialog angezeigt, in dem Sie neben einer kurzen treffenden Bezeichnung für dieses Makro auch noch weitere Veränderungen gezielt spezifizieren können.

Sie können sich beliebig viele solcher Makros erstellen. Die ersten 9 sind mit Alt-1 bis Alt-9 direkt auf die aktuelle Karte anwendbar, alle Makros sind mit den Schaltflächen im Makro-Feld und mit dem Kontextmenü gleich auf mehrere Karten anwendbar.

Achtung - Risiko

Weil das Arbeiten mit diesen Makros und die Möglichkeit, mit einem Mausklick gleich ganz viele Karten auf einmal zu verändern natürlich auch ein gehöriges Risiko zur Fehlbedienung in sich trägt, muss diese Funktion in den Benutzerberechtigungen extra freigeschaltet werden.

Im letzten Blog-Eintrag ging es um die M-BOX eigene Zwischenablage und wie diese über das Kontextmenü verwaltet wird.

Diese Liste der letzten Feldinhalte kann aber noch mehr. Wie gesagt, für jedes Feld und jede/n Benutzer/in merkt sich M-BOX, was zuletzt eingegeben oder verändert wurde. Im Power-Edit-Fenster:



können Sie sich diese Liste für jedes Feld anzeigen lassen. Welche Felder im Fenster gezeigt werden, das entscheiden Sie selbst durch Auswahl mit dem Kontextmenü. Die Suchbegriffe und die Bestände gelten hier übrigens als ein Feld, auch für diese werden die letzten Inhalte gemerkt.

Im Unterschied zum Kontextmenü werden in diesem Fenster auch Löschungen von Feldern angezeigt - kenntlich gemacht durch den durchgestrichenen Text. Das ist nicht nur informativ, sondern auch praktisch, denn...

Durch Klick auf einen der Einträge in diesem Fenster wird der entsprechende Inhalt (oder die Löschung) in die aktuelle Karteikarte übertragen. Die Karte wird dabei nicht sofort gespeichert, Sie können weitere Änderungen durch Klick auf andere Einträge im Power-Edit-Fenster oder durch Bearbeitung direkt in der Karteikarte vornehmen.

Die Klavierspielerin

Stellen Sie sich die Felder, die Sie immer wieder bearbeiten, in diesem Fenster zusammen. Bald werden Sie dann wie ein Virtuose die Eingaben großteils von dieser Klaviatur der letzten Inhalte aus vornehmen.

Wozu sind die Kästchen und Kreuzchen da?

Bis zu 10 Inhalte pro Feld merkt sich M-BOX. Löschungen zählen da auch mit. Wenn die 10 voll sind, fällt jener Eintrag aus der Liste, dessen Verwendung am längsten zurückliegt. Das muss nicht der oberste in der Liste sein, es kann auch einer aus der Mitte der sein, der schon lange nicht mehr eingegeben wurde.

Um zu verhindern, dass ein bestimmter Eintrag herausfällt, können Sie einzelne Einträge durch 'Ankreuzen' fixieren. Diese bleiben dann in der Liste, auch wenn sie stiefmütterlich genützt werden. Natürlich zählen die fixierten bei den insgesamt 10 Einträgen mit. Wenn Sie also alle 10 fixieren, dann kommen keine neuen Einträge mehr dazu.