M-BOX Blog

In Planung: grundlegende Erweiterung des Suchbegriffskatalogs

Der Suchbegriffskatalog (=Thesaurus) in M-BOX ist eine tolle Sache. Hierarchische Begriffssysteme, Synonyme, Siehe-auch-Verweise, automatische Ergänzung bei der Eingabe, Austauschbarkeit mit anderen Archiven, usw. usw. Bei der Karteikarte werden die Begriffe üblicherweise auf der ersten Seite im unteren Bereich angezeigt und eingegeben. Beliebig viele Begriffe in beliebiger Kombination haben da Platz. Alles super.

Kann man da denn überhaupt noch etwas besser machen? (rhetorische Frage)

Wir überlegen, die Suchbegriffe von diesem zwar variabel großen aber fix platzierten Bereich weg zu kriegen und auf der Karteikarte beliebig zu verteilen. So wie andere Felder auch. D.h. es gibt dann z.B. ein Thesaurus-Feld Künstler, das ziemlich am Anfang der Karteikarte platziert werden kann und in dem angegeben wird, von wem das Kunstwerk stammt. Oder es gibt auf der zweiten Seite der Karteikarte ein Thesaurus-Feld Hersteller, in dem eben diese Information festgehalten wird. Es ist also geplant, das Beste aus zwei Welten zu kreieren: frei platzierbare und beliebig viele Felder auf der Karteikarte verteilt, bei Bedarf mit der Funktionalität des bisherigen Bereichs mit den Suchbegriffen.

Das ist wie gesagt noch im Planungsstadium. Ihre Fragen und Wünsche sind für uns immer interessant und wichtig. Für Sie ist es ebenfalls wichtig, dass Sie uns Ihre Meinung dazu wissen lassen. Dadurch erhalten Sie vielleicht genau die Funktion in genau der Form, wie Sie sie schon immer haben wollten. Also, bitte um Ihren Kommentar (siehe Link rechts oben).

Keine Adressen mehr

Die Adressen in M-BOX sind, ehrlich gesagt, ein Stiefkind. Die sehr flexible und detaillierte Angabe von Adressen wurde von den Kunden nie wirklich angenommen und umgekehrt dann von M-BOX-Seite aus auch nicht mehr weiter ausgebaut. Dass die Kunden ihre Adressen bereits mit anderen Programmen verwalten und mit M-BOX nicht die dritte oder vierte Adressverwaltung dazu bekommen wollen, ist verständlich.

Wir planen deshalb, in Verbindung mit der Erweiterung des Suchbegriffskatalogs die Adressfelder aufzulassen. Allerdings nicht ersatzlos.

Die Suchbegriffe sollen so erweitert werden, dass sie zusätzlich Adressinformationen aufnehmen können. Die Angabe der Adresse wird dann wesentlich simpler sein als jetzt, im Wesentlichen wird es ein großes Textfeld sein, in dem eben Straße, Ort usw. eingetragen werden können. Wer also wiederverwendbare Adressen braucht, bekommt diese mit den neuen Suchbegriffen.

Sonstige Wünsche an die Suchbegriffe?

Bei dieser Gelegenheit geht gleich die Frage an Sie, ob Sie noch weitere Wünsche haben, wie die einzelnen Suchbegriffe erweitert werden sollen. Soll zusätzlich zur Adresse, zu den Bemerkungen und dem evtl. angehängten Medium noch mehr Info aufgenommen werden?

Auch hier: bitte um Ihren Kommentar.

Wie tauschen Sie in M-BOX ein Bild, ein Dokument, ein Video usw. durch ein anderes aus?

Wenn Sie z.B. ein Bild durch eine bessere Version austauschen wollen, oder wenn Sie ein Bild mit einem externen Programm bearbeitet haben und die neue Fassung das alte Bild ersetzen soll, dann gehen Sie so vor, dass Sie zuerst das alte Medium löschen und dann das neue hinzufügen. Bei Dokumenten und allen anderen Medien funktioniert das genauso.

Mit der nächsten Service-Release von M-BOX (noch vor Weihnachten) wird das einfacher. Dann können Sie ein bestehendes Medium direkt in einem Arbeitsschritt ersetzen.

Interessanterweise wurde ich nie von Kunden darauf angesprochen, dass dieser direkte Weg gewünscht wäre. Vermutlich wird sehr selten ein Bild ausgetauscht. Deshalb haben wir das auch immer vor uns her geschoben. Warum machen wir das dann aber jetzt?

Nun, zum einen, weil es ganz einfach diese Aufgabe viel leichter macht. Unmittelbarer Anlass ist aber das erweiterte Änderungsprotokoll. Dort werden ja seit Version 4.4 alle Veränderungen detailliert mitprotokolliert und auch die Medien werden mit dem alten (und neuen) Stand aufbewahrt. Auch Löschungen werden vollständig vermerkt.

Wenn nun ein Medium ausgetauscht wird, dann sollte meiner Meinung nach dieser Austausch auch als solcher in diesem Protokoll aufscheinen, nicht als Kombination aus Löschung und Neu-Hinzufügen. Eine solche 'wahrheitsgetreue' Aufzeichnung ist nützlicher und informativer.

In Kürze wird es möglich sein, echte MS-Office 2007 / 2010 Dokumente direkt in M-BOX zu verwalten

Derzeit können docx und andere Dokumente der MS-Office 2007/2010 Familie in M-BOX nur dann verwaltet werden, wenn sie zuerst in Dokumente der 2003er Kategorie umgewandelt werden. In Kürze werden solche Dokumente aber direkt verwaltbar sein.

Wider Erwarten macht die programmtechnische Unterstützung dafür einige Schwierigkeiten. Die 'Ribbons' z.B. sträuben sich dagegen, von M-BOX kontrolliert zu werden. Trotzdem wird es noch vor Weihnachten ein Service-Release geben, in dem das alles gehen wird.

Frage an Sie: wollen Sie MS-Office Dokumente innerhalb M-BOX bearbeiten können?

Vereinzelt wurde ich gefragt, warum man denn MS-Office Dokumente nicht direkt in M-BOX bearbeiten kann. Sei es, um lediglich ein paar Schreibfehler auszubessern oder auch um den Inhalt wirklich zu verändern. Die Antwort darauf war und ist in erster Linie eine historische Begründung. Die ersten Kunden, mit denen diese Funktionalität entwickelt wurde, wollten ausdrücklich eine reine Archivierung der Dokumente ohne Änderungsmöglichkeit.

Inzwischen ist viel Wasser den Inn hinuntergeflossen und zahlreiche neue Kunden haben die Dokumentenverwaltung im Einsatz. Deshalb denken wir neu über diese Möglichkeit nach und fragen Sie:

Wollen Sie MS-Office-Dokumente direkt in M-BOX bearbeiten können?

Ablaufen würde das so, dass Sie im Medienfenster in M-BOX das Dokument (wie bisher auch) zur Ansicht bekommen. Allerdings ist die Bearbeitung nicht mehr gesperrt und da es sich de facto bei der Anzeige um das originale MS-Office-Programm (Word oder was immer) handelt, können Sie alle Funktionen davon nutzen. Wenn Sie abspeichern, wird das Dokument innerhalb M-BOX abgespeichert. Natürlich müsste man ein eigenes Benutzerrecht schaffen, das die Bearbeitung von Dokumenten erlaubt oder verbietet.

Ihre Antworten, Meinungen und Fragen dazu schreiben Sie uns am besten als Kommentar zu diesem Artikel (siehe Link rechts oben), dann können auch alle Anderen mitlesen.

M-BOX hat eine neue Adresse

Die letzten Tage haben wir 'geplündert', wie man bei uns in Tirol sagt. Wir sind vom bisherigen Büro an die neue Adresse umgezogen:

Innsbrucker Straße 16
6130 Schwaz

Jetzt steht uns das Einrichten im neuen Domizil bevor. Operativ sein werden wir bereits am Montag (8.11.), d.h. unsere Kunden merken vom Umzug praktisch gar nichts. In den nächsten Wochen aber wird die Ausgestaltung des neuen Büros sicher noch einige Zeit beanspruchen. Wenn das erledigt ist, wird es natürlich wieder einen 'Tag der offenen Tür' geben.

Ob dieses 'housewarming' noch im Dezember sein wird oder ob es wegen des stillen Advents auf Jänner geschoben wird, das wird erst noch entschieden.

Das neue Büro befindet sich nur 300 m vom bisherigen entfernt, ebenfalls in der Innenstadt. Auf der M-BOX Website gibt es auch schon die aktualisierte Anfahrtsbeschreibung.