Neues Feature demnächst: M-BOX erinnert Sie an wichtige Termine.
Anwendungsbeispiele
- Sie verwalten Verträge. Drei Monate vor Vertragsende wollen Sie daran erinnert werden, dass Sie bezüglich einer Verlängerung tätig werden müssen.
- Mit M-BOX lassen sich z.B. auch Betriebsanlagen verwalten. Mit einer Wiedervorlagefunktion werden Sie an Wartungstermine oder ablaufende Genehmigungen erinnert.
- Ein Kunstwerk wird ausgeliehen und soll zu einem bestimmten Datum wieder zurückgegeben werden. Zum geplanten Rückgabetermin werden automatisch die Karteikarte und das Bild des Kunstwerks zur Erinnerung vorgelegt.
M‑BOX als PIM (Personal Information Manager)?
PIMs sind auf die Verwaltung persönlicher Adressen und Termine spezialisierte Programme. MS-Outlook ist einer der bekanntesten Vertreter davon.
M‑BOX will und kann kein PIM sein. M‑BOX bietet in diesem Funktionsbereich nicht die Spezialisierung, wie sie von entsprechender Software geboten wird.
Ein Wiedervorlagedatum für alle und alles – nein, danke
Die einfachste Vorgangsweise wäre, für eine Karteikarte ein Datumsfeld als Angabe für die Wiedervorlage zu definieren. Wenn der angegebene Zeitpunkt erreicht ist, wird diese Karteikarte (plus Medien) auf dem Bildschirm zur Anzeige gebracht.
Diese Vorgangsweise ist nicht effizient, weil sie keine Differenzierungsmöglichkeiten bietet:
Wer will woran erinnert werden?
In einem großen Archiv muss die Erinnerung gezielt erfolgen. Es ist nicht sinnvoll, wenn alle Benutzer/innen an alle vorhandenen Termine erinnert werden. Die zuständige Person für die Ausleihe der Grafiken soll nur an diese Rückgabetermine erinnert werden, umgekehrt sollen die ablaufenden Verträge nur bei der dafür verantwortlichen Person auf den Bildschirm kommen.
Wahrscheinlich gibt es auch mehrere Benutzer/innen, welche überhaupt nicht mit dem Thema Wiedervorlage befasst sind.
Suchprofil statt Wiedervorlagedatum
Die flexible und zielführende Vorgangsweise ist, anstelle eines fest definierten Feldes für die Wiedervorlage mit völlig freien Suchprofilen zu arbeiten, welche u. a. ein Datum als Kriterium enthalten können. Bei solchen Profilen können mehrere Kriterien kombiniert werden. Neben dem Datum kann z.B. der Bestand, Suchbegriffe oder auch der Benutzername der eingebenden Person mit verwendet werden.
Neuer Vergleichswert für Datumsfelder
Bisher kann mit Datumsfeldern zwar sehr flexibel und intelligent gesucht werden, eine Suche, welche das eingegebene Datum mit ‚jetzt’ oder ‚heute’ vergleicht, gibt es jedoch noch nicht. Diese Möglichkeit wird neu eingeführt.
In welcher Form erfolgt die Wiedervorlage?
Wenn die Prüfung auf wieder vorzulegende Objekte ergibt, dass welche vorhanden sind, wird eine Meldung angezeigt: ‚
Wiedervorlage – es gibt Karteikarten (und Medien), an welche Sie erinnert werden. Diese Objekte werden nun als Filter gesetzt.’
Anschließend werden alle diese Objekte wie bei einer normalen Suche als Filter gesetzt und im Rahmen der normalen Ansichten dem/der Benutzer/in präsentiert.
Es gibt keine eigene Liste oder Ausgabeform für die Karteikarten und Medien, welche zur Wiedervorlage kommen.
Wann erfolgt die Wiedervorlage?
Die Prüfung auf Wiedervorlage wird bei Programmstart (M‑BOX Windows Client) unmittelbar nach erfolgreicher Anmeldung automatisch ausgeführt. Falls Objekte gefunden werden, werden diese wie oben angegeben präsentiert.
Eine regelmäßige Prüfung, z.B. alle 10 Minuten, auf wieder vorzulegende Objekte während der normalen Arbeit mit M‑BOX erscheint auf den ersten Blick wünschenswert. Auf den zweiten Blick jedoch wird das als störend empfunden. Schließlich würde eine mitten während der Arbeit durchgeführte Suche die normale Arbeit behindern.
Wenn der / die Benutzer/in während der Arbeit an aktuelle Wiedervorlagen erinnert werden will, bietet M‑BOX die Möglichkeit, diese Prüfung manuell auszulösen. Das geschieht sehr einfach durch Menübefehl oder mittels Funktionstaste, nicht jedoch automatisch. Nur beim Programmstart wird eine automatische Prüfung durchgeführt.
Damit sollte dem häufigsten Erinnerungsbedarf Genüge getan sein.
Internetschnittstelle
In der Internetschnittstelle ist keine automatische Berücksichtigung der Wiedervorlage-Suchprofile vorgesehen.
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