M-BOX Blog

Der Leiter des Unternehmensarchivs der Fa. Roche in Basel, Hr. Alexander Lukas Bieri, beschreibt in einem Artikel die Entstehungsgeschichte des Historischen Unternehmensarchivs, wie aus einem Kurzzeitprojekt ein dauerhaft als sinnvoll anerkanntes Archiv wurde. Der Artikel erschien in Heft 2/2008 der Zeitschrift Archiv und Wirtschaft. Auf der Website ist auch ein Link zum Artikel als PDF-Datei.

Herr Bieri beschreibt in dem Artikel die anfängliche Skepsis, die Fragen nach dem Sinn, ein historisches Archiv zu führen. Im Lauf der Zeit wird erkannt, dass besonders die Notwendigkeit, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu unterscheiden, die Beantwortung der Frage, was wird aufbewahrt und warum, die Arbeit der Archivare im Unternehmen als wertvoll und sogar sinnstiftend bewerten läßt. Es geht beim Archivieren nicht (nur) darum, die Objekte, Dokumente und Informationen aufzubewahren und abrufbar zu halten. Es geht vielmehr darum, sie zu beurteilen.

Neues Feature demnächst: Zugang zu einzelnen Bildern oder Dokumenten via PIN-Code gezielt steuerbar

Was heißt das genau - Zugang via PIN-Code?

Anwendungsbeispiel 1

Eine Journalistin fragt bei Ihnen um Bilder von der Eröffnung der neuen Filiale an. Sie möchten der freundlichen Dame die Auswahl selbst überlassen und stellen ihr 35 Fotos zur Verfügung. Sie stellen dazu eine Mappe zusammen (oder haben diese sogar schon vorbereitet).
Dieser Mappe vergeben Sie einen PIN-Code und legen fest, dass dieser eine Woche lang gültig sein soll. M-BOX erzeugt für Sie einen Link zu dieser Mappe, der PIN-Code ist bereits darin enthalten. Diesen Link mailen Sie dann der anfragenden Journalistin. Sie kann dann direkt über die M-BOX Internetschnittstelle auf genau die Bilder dieser Mappe zugreifen, sie durchstöbern und das, was sie benötigt, herunterladen.

Anwendungsbeispiel 2

Sie möchten Ihren Mitarbeiter/innen ein Album mit den Bildern von der Weihnachtsfeier anbieten. Wie schon im obigen Beispiel stellen Sie eine Mappe mit den relevanten Bildern zur Verfügung. Wieder geben Sie der Mappe einen PIN-Code, diesmal soll er länger gelten, zwei Monate lang. Den von M-BOX erzeugten Link fügen Sie in Ihre Website ein. Die Mitarbeiter/innen können durch Anklicken dieses Links direkt in das so vorbereitete Fotoalbum einsteigen.

Grundsätzliche Funktionsweise

Sowohl außenstehende Benutzer/innen (z.B. Journalisten) als auch Standard-M-BOX-Benutzer/innen (z.B. Mitarbeiter/innen) haben die Möglichkeit, beim Einstieg ins M-BOX-Archiv einen PIN-Code anzugeben. Jeder PIN-Code gehört zu genau einer M-BOX-Mappe. Mit dem Code wird diese eine Mappe geöffnet. Der Benutzer bekommt genau diese Bilder und Dokumente zu Gesicht. Nicht mehr, nicht weniger.

Die Mappe selbst wird von einer Standard-M-BOX-Benutzerin erstellt, ebenso wird der PIN-Code dafür erzeugt. M-BOX generiert einen Link, welcher diesen PIN-Code enthält. Diesen Link senden Sie der anfragenden Person per Mail oder fügen ihn auf Ihrer Internetseite ein, damit die Gäste oder die Mitarbeiter/innen auf die Mappe zugreifen können.

Beispiel

In Kürze gibt's hier im Blog ein paar konkrete Beispiele für solche PIN-Code-Mappen.